ПОЛОЖЕННЯ

про відділ державної реєстрації актів цивільного стану

Управління державної реєстрації  Головного територіального

управління юстиції у Запорізькій області

(Затверджено наказом ГТУЮ від 24.03.2015 №80/07)

 

1. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації  Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області (далі — Відділ) є структурним підрозділом Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області, який реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.

Відділ підпорядковується начальнику Управління державної реєстрації, безпосередньо підпорядковується начальнику Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області.

Відділ створюється, реорганізується та ліквідується відповідно до наказу Міністерства юстиції України.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, іншими актами законодавства, Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області.

3. Основними завданнями Відділу є:

3.1.участь у забезпеченні реалізації державної політики у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;

3.2.організація роботи по проведенню повної, своєчасної та правильної державної реєстрації актів цивільного стану;

3.3.організаційне і методичне забезпечення та координація діяльності відділів державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційних служб районних,  міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції (далі — Відділ територіального управління юстиції), виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану;

3.4.контроль за діяльністю Відділів територіальних управлінь юстиції;

3.5.контроль за діяльністю виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;

3.6.повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, розгляд питань щодо внесення змін до актових записів цивільного стану, а також їх анулювання;

3.7.збереження архівного фонду;

3.8.формування Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

4.1. Організовує проведення Відділами територіальних управлінь юстиції, виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад повної, своєчасної та правильної державної реєстрації актів цивільного стану.

4.2. Контролює діяльність Відділів територіальних управлінь юстиції та додержання ними законодавства при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану, перевіряє їхню роботу.

4.3. Перевіряє дотримання законодавства виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану.

4.4. Вивчає та узагальнює практику застосування законодавства з питань державної реєстрації актів цивільного стану, розробляє пропозиції для удосконалення законодавства та внесення їх на розгляд Міністерства юстиції України.

4.5. Надає практичну та методичну допомогу Відділам територіальних управлінь юстиції, а також виконавчим комітетам сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану, віднесених до їх компетенції.

4.6. Здійснює заходи по підвищенню ефективності роботи Відділів територіальних управлінь юстиції, виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану.

4.7. В установленому порядку організовує ведення обліково-статистичної звітності підпорядкованими Відділами територіальних управлінь юстиції та виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану, а також безпосередньо веде звітність у порядку, передбаченому Інструкцією про ведення звітності відділами державної реєстрації актів цивільного стану, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 24 січня 2013 року N 169/5, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 29 січня 2013 року за N 189/22721, та складає звіти про витрачання бланків свідоцтв, що видаються органами державної реєстрації актів цивільного стану.

4.8. Забезпечує ведення та формування Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі — Реєстр), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року N 1064, Відділами територіальних управлінь юстиції та згідно із законодавством безпосередньо вносить до Реєстру відомості про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, а також про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану.

4.9. Забезпечує формування та подання підпорядкованими Відділами територіальних управлінь юстиції органам ведення Державного реєстру виборців відомостей, передбачених частиною четвертою статті 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців», та постійну взаємодію і співпрацю з регіональними органами адміністрування та органами ведення Державного реєстру виборців.

4.10. Забезпечує належне зберігання та оформлення Відділами територіальних управлінь юстиції книг державної реєстрації актів цивільного стану та іншої документації, пов’язаної з державною реєстрацією актів цивільного стану, їх облік, а також зберігає другі примірники актових записів цивільного стану, веде в установленому порядку облік книг державної реєстрації актів цивільного стану.

4.11. Забезпечує Відділи територіальних управлінь юстиції бланками свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, їх належний облік та зберігання, а також облік бланків витягів з Реєстру.

4.12. Забезпечує надання Відділами територіальних управлінь юстиції платних послуг та безпосередньо надає їх відповідно до законодавства.

4.13. Надає відомості, необхідні для проведення розрахунків та затвердження Головним територіальним управлінням юстиції у Запорізькій області розмірів плати за платні послуги, які можуть надаватися Відділами територіальних управлінь юстиції відповідно до законодавства.

4.14. Видає повторно свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, витяги з Реєстру у порядку, передбаченому законодавством.

4.15. Розглядає матеріали справ Відділів державної реєстрації актів цивільного стану про анулювання поновлених та повторно складених актових записів цивільного стану та складає відповідні висновки з цього питання.

4.16. Подає інформацію про неповернені при анулюванні актових записів цивільного стану свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану для розміщення на офіційному веб-сайті Укрдержреєстру.

4.17. Розглядає матеріали справ про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання Відділами територіальних управлінь юстиції іншого регіону та складає мотивований висновок про їх відповідність законодавству.

4.18. Продовжує відповідно до законодавства строк розгляду Відділами територіальних управлінь юстиції про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання.

4.19. Вносить зміни до актових записів цивільного стану.

4.20. Перевіряє достовірність, належне оформлення та засвідчує документи, що видаються Відділами територіальних управлінь юстиції для подальшого їх використання за кордоном.

4.21. Розглядає заяви, скарги, пропозиції та інформаційні запити громадян та юридичних осіб, аналізує стан цієї роботи, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції Відділу.

4.22. Забезпечує виконання Відділами територіальних управлінь юстиції та безпосередньо виконує міжнародні договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних та сімейних справах, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, в частині витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та виконання прохань про надання правової допомоги з питань, які належать до компетенції органів державної реєстрації актів цивільного стану.

4.23. Забезпечує Відділи територіальних управлінь юстиції документацією, яка використовується в їх діяльності.

4.24. Готує та подає начальнику Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області пропозиції щодо здійснення матеріально-технічного забезпечення Відділів територіальних управлінь юстиції.

4.25. Виконує інші функції, передбачені законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, іншими актами законодавства.

5. Відділ має право:

5.1.перевіряти діяльність Відділів територіальних управлінь юстиції та дотримання законодавства виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану;

5.2.одержувати безоплатно в установленому порядку від органів державної влади, підприємств, установ і організацій незалежно від форми їх власності документи та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

5.3.за погодженням з керівництвом Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області скликати та проводити наради для вирішення питань, що належать до компетенції органів державної реєстрації актів цивільного стану;

5.4.залучати в установленому порядку для виконання покладених на Відділ завдань працівників Відділів територіальних управлінь юстиції;

5.5.брати участь у нарадах, семінарах та інших заходах з питань, що належать до компетенції Відділу.

6. Відділ здійснює свої повноваження як безпосередньо, так і через Відділи територіальних управлінь юстиції.

7. Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області, реєстраційними службами та іншими структурними підрозділами відповідних районних, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції, місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм їх власності з питань, що належать до його компетенції.

8. Відділ очолює  заступник начальника Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області — начальник Відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади згідно із законодавством і повинен відповідати встановленим кваліфікаційним вимогам.

Начальником Відділу може бути громадянин України, який має повну вищу юридичну освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра та стаж роботи за фахом на державній службі на посаді головного спеціаліста не менше 3 років або за фахом в інших сферах — не менше 5 років.

9. Керівник Відділу:

9.1. Здійснює керівництво діяльністю Відділу, організовує та контролює його роботу, забезпечує відповідно до своєї компетенції виконання актів законодавства, Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України, а також доручень Міністра юстиції, начальника Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області.

9.2. Несе персональну відповідальність за виконання покладених на Відділ завдань та здійснення ним своїх функцій.

9.3. Забезпечує дотримання вимог виконавської та трудової дисципліни працівниками Відділу.

9.4. Розподіляє обов’язки між працівниками Відділу та розробляє посадові інструкції працівників Відділу.

9.5. Планує роботу Відділу та забезпечує належний і своєчасний стан виконання запланованих заходів.

9.6. За дорученням керівництва Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області представляє Відділ у відносинах з іншими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями з питань, віднесених до його компетенції.

9.7. Бере участь у нарадах, колегіях та інших заходах, що проводяться Головним територіальним управлінням юстиції у Запорізькій області, підготовці відповідних документів і матеріалів, що належать до компетенції Відділу.

9.8. Веде особистий прийом громадян.

9.9. В установленому порядку організовує розгляд звернень (скарг, пропозицій), інформаційних запитів громадян, що надходять до Відділу, організовує та контролює ведення діловодства у Відділі.

9.10. Забезпечує належне зберігання та облік бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, книг про державну реєстрацію актів цивільного стану та їх оформлення.

9.11. Забезпечує належну організацію роботи щодо надання платних послуг, а також ведення їх обліку відповідно до законодавства.

9.12. Забезпечує співпрацю з регіональними органами адміністрування та ведення Державного реєстру виборців.

9.13.Погоджує призначення на посаду начальника Відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції.

9.14. Вносить відповідно до законодавства пропозиції начальнику Головного територіального управління юстиції у Запорізькій області щодо заохочення і притягнення до дисциплінарної відповідальності працівників Відділу, а також начальника Відділу територіального управління юстиції.

9.15. Проводить наради з питань, що належать до компетенції відділу.

9.16. Здійснює інші повноваження, передбачені завданнями Відділу.

10. Відділ утримується за рахунок коштів Державного бюджету України.

11. Відділ є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.