29.07.2019 Стаття на тему: «Принципи та переваги впровадження електронного документообігу»

Відповідно до основних принципів електронного документообігу він повинен функціонувати на таких засадах:

-   однократна реєстрація документа – паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання;

-   можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання;

-   безперервність руху документа – єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів;

-   єдина  база інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів.

Як свідчить практика, автоматизація документообігу дає змогу:

-   підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за рахунок покращання контролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає можливість попереджувати всіх посадових осіб про наближення строку виконання доручення;

-  легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих працівників, так і установи в цілому;

-   зменшити час на обробку і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов’язаних із заповненням реквізитів документа;

-   засобами системи здійснювати швидкий пошук документів та доручень.

З огляду на зазначене, електронний документообіг — це прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи підприємств, установ і організацій, який включає в себе сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів. Електронний документообіг дозволяє створити єдиний інформаційний простір.  Така робота здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій діловодства.

Варто зазначити, що на сьогодні Верховною Радою України було прийнято ряд законів України, якими запроваджено систему електронного документообігу в Україні, серед них: Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про обов’язковий примірник документів», «Про Національну програму інформатизації», «Про телекомунікації», «Про Національну систему конфіденційного зв’язку», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» та інших нормативно-правових актів (Укази Президента України, Постанови КМУ та окремих міністерств), які складають нормативну і законодавчу базу для організації електронного документообігу.

Отже, у контексті сучасних уявлень електронний  документообіг є одним із найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних у ній процесів інформаційного забезпечення установи, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.